Quelle procédure mettre en place pour sécuriser vos voiries, places et trottoirs, entre les travaux, les déménagements, les terrasses, conteneurs et autres événements ?

Pour de très nombreux gestionnaires, assurer la sécurité sur le domaine public devient de plus en plus ardu, particulièrement avec la reprise des activités et la multiplication des demandes.

La difficulté ne provient pas tant des procédures légales, qui sont relativement stables et bien maîtrisées, mais bien de la diversité et de la densité des sollicitations, qui peuvent être introduites par des services différents (travaux, affaires économiques, événements, police, sports, sans oublier les mandataires).

Ainsi, il devient excessivement difficile d’avoir une vue complète sur les demandes et d’anticiper les conflits potentiels d’occupation.

Enfin, rappelons que, depuis la dernière réforme de l’État, la rédaction des arrêtés est désormais confiée aux communes, ce qui demande une coordination étroite avec les zones de police locale.

Le bref exposé de la multitude d’acteurs et de services impliqués suffit à comprendre la complexité – souvent insoupçonnée du citoyen – de cette organisation.

Cet article vise à décomposer le processus, en y apportant des suggestions pour améliorer son efficience, tant pour les administrateurs que pour le citoyen.

Centraliser l’information, via un formulaire unique, mais sur mesure

La première étape vise, évidemment, à centraliser l’information pour tous les services. Ceci suppose d’utiliser un seul et même outil pour introduire les demandes. Reste à savoir comment intégrer les informations pertinentes, dans des domaines aussi variés que les travaux ou une fête de quartier ?

Les formulaires électroniques en ligne peuvent vous aider. De multiples solutions existent, vous permettant de poser des questions obligatoires et facultatives, à la carte selon la réponse du demandeur.

Ainsi, il est possible techniquement d’identifier précisément le demandeur, l’espace qu’il souhaite occuper et à quel moment, pour ensuite affiner les questions selon le type de demande introduite.

Ces informations peuvent ensuite être consultées, en interne, par tous les agents impliqués dans le processus de vérification et d’autorisation.

Pour peu que chacun utilise ce formulaire que vous pouvez mettre en ligne, l’information est désormais disponible pour tout le monde.

Localiser les demandes dans le temps et dans l’espace, afin de prévenir les conflits en amont

Une fois l’information complète et disponible pour chacun, reste le plus difficile : le traitement ! Et ce, avec la difficulté supplémentaire de vérifier, au préalable, si les demandes ne se chevauchent pas.

En effet, tout gestionnaire a déjà dû faire face à une demande de course cycliste concomitante à un chantier, ou un déménagement, quand ce n’est pas les deux. Bien souvent, ces demandes provenant de services différents, il est difficile de centraliser l’information pour prévenir les conflits.

Une solution consiste à localiser, dès la demande, l’emprise sur le domaine public, à la fois dans l’espace et dans le temps. Avec un outil cartographique à jour, il est toujours possible de vérifier si la demande n’empiète pas sur une autorisation déjà octroyée.

Là encore, plusieurs outils cartographiques existent pour vous permettre de localiser, le plus précisément possible, les multiples demandes.

Définissez une procédure pour chaque type de demande

Ces deux premières étapes passées, il reste maintenant à recueillir les multiples avis nécessaires afin de traiter la demande dans des délais raisonnables et, surtout, en veillant à ce que la sécurité soit garantie pour le public.

Ici encore, la diversité des demandes complique considérablement la chaîne de travail. Selon qu’il s’agisse d’un déménagement, du placement d’une terrasse, d’un chantier ou d’un carnaval, ce ne sont pas les mêmes services qui seront invités à donner leur avis.

L’agent en charge de la rédaction du document final (arrêté ou permis) devra alors définir, dès le début, quels services devront être sollicités et lesquels ne le seront pas pour chaque demande.

Il est possible d’automatiser cette étape en définissant, dans le formulaire initial, vers qui renvoyer les demandes selon leur typologie. L’objectif est de ne pas solliciter inutilement ses collègues, mais bien de collationner tous les avis nécessaires à l’octroi ou non de l’autorisation.

Définissez précisément les obligations en matière de signalisation

Au sein de ce processus d’approbation, une tâche essentielle doit être réalisée avec soin : la signalisation provisoire.

En effet, cet aspect est essentiel pour préserver la sécurité sur le domaine public et son responsable – qu’il s’agisse du demandeur ou de la commune – a des obligations particulières.

Dès lors, il importe de réaliser avec soin un plan de signalisation provisoire qui tient compte de l’occupation temporaire et de ses conséquences dans les rues avoisinantes en termes de stationnement, de déviation et autres.

Là encore, le fait de disposer d’un outil cartographique à jour vous permettra de visualiser et de tracer, très précisément, un plan de signalisation relatif à la demande. Dans le cas où la pose de cette signalisation est réalisée par le service travaux, ce plan sera fourni aux ouvriers qui disposeront ainsi d’un support de travail précis.

Dans le cas où le responsable de la signalisation est le demandeur, de plan, avec la description des panneaux temporaires à placer, pourra être annexé à l’autorisation finale, qui identifiera le responsable de la signalisation.

Centraliser les avis, et conserver l’historique de ceux-ci

Cette étape est souvent une corvée pour celles et ceux qui doivent la réaliser. Il s’agit de rechercher, dans la longue liste de mails, ceux qui sont relatifs à la demande. Ensuite, il faut prendre les derniers avis en date, les collationner et les intégrer dans le document final.

Cette fastidieuse tâche peut-être simplifiée. Si chaque service rend son avis sur une plateforme numérique sécurisée, il est non seulement possible de les trier par dossier mais, surtout, de conserver une trace de l’avis exact, de l’identité de l’agent et de la date à laquelle il a remis son avis.

Ainsi, chacun peut consulter l’historique des dossiers et aller rechercher efficacement dans les archives.

Tout comme la signalisation, cette traçabilité peut s’avérer précieuse dans le cas où la responsabilité civile du Bourgmestre est mise en cause, suite à un accident de roulage dans une occupation temporaire notamment.

Rédiger des arrêtés et permis types, reprenant les avis centralisés et le plan de signalisation

Toutes les informations récoltées au cours de cette chaîne doivent maintenant être collationnées dans le document officiel – arrêté de Police ou permis d’occupation du domaine public – qui sera envoyé au demandeur.

La rédaction de ce document doit être faite avec soin et intégrer, outre les considérants légaux, les indications spécifiques à la demande telles que précisées par les services concernés.

C’est à ce stade que la numérisation du processus peut grandement aider les gestionnaires, en proposant des modèles d’arrêtés et de permis standardisés mais, surtout, en insérant automatiquement les dernières versions des remarques des différents services mais, aussi, le plan précis de signalisation avec les devoirs de chaque partie.

Ainsi, du point de vue juridique, les responsabilités sont bien établies en cas d’accident.

Ne pas oublier l’aspect financier

Nul besoin de préciser que les finances publiques sont sous pression. Et l’occupation du domaine public peut s’accompagner de multiples redevances auxquelles les entreprises sont habituées, qu’il s’agisse de pose d’échafaudage, de déménagements, de terrasses ou encore de monopoliser des places de parking.

Toutes ces redevances sont consignées dans le réglement/taxes de chaque commune.

Là encore, il est techniquement possible de lier ce règlement à l’emprise sur le domaine public, plus particulièrement via la carte en ligne, qui peut prendre en compte les surfaces et le type d’occupation. Ainsi, le montant de la redevance peut automatiquement être calculé.

Enfin, la numérisation permet également de lier la délivrance de l’autorisation au paiement, assurant ainsi l’enrôlement rapide de ces droits constatés.

La communication vers le demandeur et les citoyens

Dernière étape, mais certainement pas la moins importante : la communication vers les citoyens et utilisateurs.

En effet, de plus en plus de communes doivent faire face à un mécontentement de la part des usagers qui réclament d’être tenus informés des différentes déviations et fermetures de voirie, en temps réel.

A l’heure actuelle, les services communication des communes établissent des cartes manuellement pour publier via leurs canaux de communication. Ceci étant, chaque étape d’un chantier important doit faire l’objet d’une nouvelle création et la mise en ligne doit correspondre à la réalité du terrain.

L’outil cartographique décrit dans les étapes précédentes peut vous aider à passer cette étape. En effet, toutes les occupations étant localisées dans l’espace et dans le temps, une version publique, expurgée des données personnelles, peut être publiée en permanence pour informer en temps réel des différentes autorisations accordées sur le territoire.

Outillez-vous !

Ce tour d’horizon d’un processus régalien courant mais complexe montre la nécessité pour les pouvoirs publics de bien maîtriser les différentes étapes. Il en va à la fois de la sécurité juridique des décisions et de la sécurité des citoyens sur le domaine public.

Dans beaucoup de communes, ce processus prend un temps considérable, car il est effectué manuellement, à l’aide de mails, de coups de téléphone et de tableurs. Comme détaillé ci-dessus, l’ajout d’outils cartographiques et d’un workflow numérique peut aider à atteindre plus efficacement ces objectifs et, surtout, de traiter bien plus rapidement ces demandes, afin de consacrer davantage de temps au contrôle sur le terrain.

Et c’est de cela qu’il s’agit : donner aux communes davantage de moyens pour accomplir leurs missions.

Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter via le formulaire ci-dessous :